Kepala Biro Protokol dan Hubungan Masyarakat (Humas) Sekretariat Jenderal DPR RI Suratna (ke dua dari kiri) saat membuka kegiatan Sosialisasi Pedoman Kearsipan DPR RI di Gedung Nusantara II, Senayan, Jakarta, Selasa (3/8/2021). Foto: Runi/Man

Kepala Biro Protokol dan Hubungan Masyarakat (Humas) Sekretariat Jenderal DPR RI Suratna mengungkapkan, dalam rangka mewujudkan parlemen modern, Setjen DPR RI sebagai supporting system atas pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI perlu memberikan dukungan secara maksimal dengan mewujudkan 3 ciri parlemen modern, yakni transparan, pemanfaatan teknologi informasi dan penguatan fungsi representasi.

"Untuk hal tersebut Sekjen DPR sebagai unsur pendukung, supporting system atas pelaksanaan fungsi DPR RI tersebut, perlu memberikan dukungan secara maksimal," ungkap Ratno, sapaan akrab Suratna saat membuka kegiatan Sosialisasi Pedoman Kearsipan DPR RI di Gedung Nusantara II, Senayan, Jakarta, Selasa (3/8/2021).

Menurutnya, hal utama dalam mendukung DPR RI menjalankan fungsi representasinya adalah ketersediaan data dan informasi yang dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja Anggota Dewan sebagai wakil rakyat, maupun ketersediaan data dan informasi yang sesuai dengan bidang masalah yang dibutuhkan secara lengkap, efektif dan efisien yang diperlukan oleh masyarakat.

Oleh sebab itu, regulasi terkait dengan tata kelola arsip yang menjadi sebuah satu kesatuan sistem meliputi aspek perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi menjadi aspek penting yang bertujuan untuk membentuk keseragaman dalam penciptaan, penggunaan, pemeliharaan pelayanan dan penyusutan arsip juga sebagai bentuk ketaatan terhadap regulasi yang disusun.

"Maka ancaman terhadap hilangnya arsip di DPR RI yang berisikan rekam jejak organisasi serta kegiatan kedewanan yang merupakan arsip vital dan aset nasional tentunya tidak akan terjadi," tambah Ratno.

Lebih lanjut, dalam kegiatan sosialisasi yang bertujuan menciptakan tata kelola arsip menuju sadar dan tertib arsip ini, Suratna menambahkan, bahwa Bagian Arsip DPR RI telah menyusun berbagai regulasi untuk menyempurnakan dan memutakhirkan peraturan yang ada disesuaikan dengan dinamika organisasi dan peraturan kearsipan baik UU, Peraturan Pemerintah maupun peraturan arsip republik Indonesia.

"Untuk itu, diperlukan regulasi dalam satu kesatuan yang telah disusun Bagian Arsip, yang pertama adalah pedoman tata naskah dinas, kedua klasifikasi arsip, ketiga klasifikasi keamanan dan arsip dinamis, jadwal resensi arsip dan yang kelima adalah pedoman alih media, serta yang terakhir, tata naskah dinas elektronik," ungkapnya.

Terakhir, dalam sambutannya, Ratno juga memberikan apresiasi kepada pegiat arsip dan para arsiparis yang telah mempersiapkan kegiatan sosialisasi kearsipan dan telah menyusun regulasi kearsipan tersebut guna mewujudkan keselarasan dalam administrasi persuratan dan penyusunan naskan dinas di DPR RI. (bia/sf)